Institut Bergonié

Information, supports, communication

-  Élaboration de la nouvelle politique de communication globale
-  Développement d'une stratégie web (sites Internet et Intranet)
-  Modernisation des technologies de l'information et communication (TIC)
-  Mise en production du réseau d'imagerie (PACS)

Les actions menées en 2007 et 2008 ont confirmé la place stratégique de la communication pour accompagner et valoriser les trois missions de l'établissement : Soins, Enseignement, Recherche.

Dans un cadre budgétaire désormais contraint par la tarification à l'activité (T2A), le secteur de la Santé est désormais devenu concurrentiel. Le patient, au centre de ce dispositif, doit être aiguillé vers la meilleure expertise et la meilleure qualité des soins grâce aux informations diffusées.

L'organisation du Département, avec ses différents services, permet un travail transversal et collaboratif sur l'ensemble de la chaîne d'information-communication de l'établissement  :
-  Le Standard pour le contact avec les publics,
-  La Reprographie et l'Audiovisuel pour la conception et la production des supports,
-  Les Technologies de l'Information et de la Communication pour la transmission,
-  La Communication pour la définition de la politique et la mise en œuvre du plan de communication.

La nouvelle politique de communication globale

Un inventaire précis et une évaluation des actions existantes ou possibles à mettre en œuvre ont conduit à la rédaction d'un avant-projet.
De nouvelles approches ont été mises en place, notamment dans le cadre de la conception de nouveaux supports institutionnels (Revue  quadrimestrielle, Agenda annuel, Ecrans de diffusion d'informations....).
L'élaboration complète du document de référence est objectivée pour fin 2009.

Préparation aux changements institutionnels (réformes, innovations), structurels (nouveaux plateaux médicaux, nouveaux bâtiments, nouvelles technologies).
De nombreux articles rédactionnels, nouveaux supports, diaporamas, et dossiers de presse ont accompagné les réunions de présentation, les inaugurations des nouveaux matériels afin d'expliquer ou de promouvoir les évolutions.

Déclinaison des événements locaux, nationaux, internationaux et valorisation des missions.
Les manifestations sur le thème de la Santé occupent désormais tous les mois du calendrier. Il est nécessaire dans le cadre de la communication hospitalière de décliner ces évènement sur site ou à l'extérieur afin de promouvoir l'expertise de notre établissement dans le cadre des prises en charge du cancer, mais aussi de l'Enseignement et de la Recherche.

Cartographie de l'ensemble des supports d'information et de communication de l‘Institut.
Près de 500 documents (livrets, brochures, cahiers, flyers...) pour les Personnels, Patients et autres publics ont été répertoriés à l'Institut. Produits par l'établissement, un descriptif précis du cycle de vie du document est mis en œuvre. Leur diffusion éventuelle sur les sites web ajoute un degré de complexité. Issus de l'extérieur, leur diffusion doit respecter un certain nombre de règles de gestion. Un groupe INFOCOM, pluridisciplinaire, a été mis en place pour suivre l'évolution de ces documents, et le respect de la charte graphique.


Développement d'une stratégie web par la modernisation des sites Intranet et Internet

Suite aux étapes de cahier des charges et de recherche de solutions en 2007, l'année 2008 a permis la réalisation du site Intranet.
Vecteur de la communication interne, il repose sur une autonomie de publication et un véritable  travail collaboratif avec les 30 référents des sites services. Le site Internet, en reconstruction, est prévu en diffusion au mois de juillet 2009.


Modernisation des technologies de l'information et communication (TIC)

La modernisation des systèmes de Téléphonie (fixe, portable) et des systèmes d'Appels Malades ont été réalisées en 2008 pour répondre aux objectifs de recherche facilitée de personnel, de traçabilité des interventions en chambre, de gain de temps dans la gestion des emails et du travail collaboratif lors des déplacements. Une étude a également été menée pour  la faisabilité de mise en fonction d'un système de Web Conférence pour les réunions de concertation pluridisciplinaires (RCP) dans un premier temps.


Mise en production du réseau d'imagerie PACS

Une montée en charge progressive dès janvier 2008, démarrage du système d'information (RIS) pour la prise en charge de rendez-vous et la gestion de l'examen, connexion des différentes modalités (scanner, IRM, écho, radio, mammo...) et utilisation des consoles de diagnostic.
L'étape suivante est la diffusion vers l'ensemble des cliniciens via le dossier médical informatisé (fin juin 2008).

Gérald Carmona

Les analyses principales
La refonte des sites Intranet et Internet a mobilisé les différents acteurs du Département (organisation de l'arborescence des sites, des groupes de référents, validation de la charte graphique, organisation des contenus, méthodologie d'édition .....).
La « chambre du futur » est un projet visant à équiper les chambres d'hospitalisation avec un environnement numérique multimédia : télévision avec chaînes étendues, internet, webcam, vidéos à la demande, livres audios.

Les revues évoluent
Dès sa deuxième année d'existence, Bergonews, revue quadrimestrielle tirée à 3000 exemplaires, concrétise ses premières évolutions :
- Février 2008 : Apparition de publicités choisies qui garantissent son autofinancement,
- Juin 2008 : Ajout d'un insert appelé «  Les extraits du Rapport d'activités  ». Il permet à tous les publics de disposer d'un document de référence de 8 pages sur les chiffres clés de l'établissement.
- Octobre 2008 : La revue annuelle du mois d'octobre "Aider la vie" est fusionnée avec Bergonews. Désormais un seul numéro, tiré à 15000 exemplaires, sera conçu pour ce mois.


Le Rapport d'Activités
Cette revue annuelle est un document majeur de communication. Il présente les activités de l'Institut. Sa coordination est désormais gérée par le Département, en collaboration avec le Docteur Avril. Pour une sortie au mois de juin, l'implication de tous les rédacteurs est nécessaire dès le mois de décembre. Près de 80 rubriques composent ce document qui doit être remis au conseil d'administration du mois de juillet.

Les principaux évènements couverts par le Département
Nous pouvons noter cette année plusieurs évènements majeurs ; l'inauguration du nouveau bâtiment de médecine nucléaire avec le Tep-Tdm, la Chaire d'excellence remise au Professeur R.Iggo, les manifestations autour d'Octobre Rose, le 1er ATRIVM de formation médicale continue, les 2 premières expositions dans le nouveau bâtiment de consultations.

Gérald Carmona, Catherine Bergeron

Au-delà des productions planifiées annuellement (Rapports d'activités, mises à jour des livrets et brochures concernant l'information auprès des patients et des personnels), les nouveaux apprentissages ont concerné les outils de publication pour internet ou intranet.
La stratégie de refonte d'image de l'Institut sur le web rend nécessaire les évolutions de notre fond documentaire avec un axe supplémentaire  : le document doit-il être pensé Web ?

Le formulaire EAE électronique
Les entretiens annuels d'évaluation étaient réalisés depuis 8 ans sur des formulaires papiers (5 modèles selon la filière de rattachement du salarié). La mise en œuvre des 5 formulaires en format électronique a permis des gains de temps en saisie, et diffusion de l'information.
L'exploitation des données saisies, bien que toutes les données ne soient pas structurées dans un fichier, permet une analyse rapide des résultats.
Cette première évolution d'un formulaire « papier » vers sa version électronique ouvre une nouvelle voie pour l'analyse, la conception et la réalisation d'un support d'information « zéro papier » et donc «  durable ». 

L'informatisation des demandes de Reprographie
Un cahier des charges a été élaboré par le service pour exprimer les besoins de gestion pour couvrir le circuit complet de la demande des services (niveau utilisateurs) à la production de l'ensemble des documents d'information, et de communication de l'établissement. La mise en œuvre devrait être effective courant 2009 et permettre ainsi des gains de temps.

Jean-Luc Birac

Le plan de modernisation des technologies de l'information et de la communication (TIC) se poursuit par les mises en production de nouveaux moyens dans les différents domaines.
Le domaine des télécommunications poursuit sa migration vers la téléphonie sous IP (postes téléphoniques pour le nouveau bâtiment de médecine nucléaire, co habitation des deux autocommutateurs).

L'étude puis le changement de l'ensemble du système d'Appel Malade  ont été réalisés durant cette année, le nouveau système permet de répondre aux nouvelles contraintes de sécurité et de traçabilité des interventions en chambre.

Le nomadisme dans l'hôpital ou à l'extérieur de l'établissement permet de joindre à tout moment certaines catégories de personnels. Le système des astreintes médicales et administratives est fondé sur l'utilisation de portables téléphoniques. Désormais et progressivement, l'utilisation sécurisée de systèmes Blackberry permet également la lecture rapide des emails et des prises de décisions rapides associées.

Récemment équipés de téléphones portables internes à l'établissement, les personnels de soins peuvent être joints en dehors de leur bureau. Pouvant répondre en temps réel, cela modifie les pratiques mais surtout le contact direct avec les patients est facilité.

Jacky Sureau

La réalisation de films contribue à la mission d'enseignement des centres de lutte contre le cancer, à l'information des patients et du personnel. La nécessité de faire évoluer les formats « historiques » (vhs ..) vers des supports numériques  de haute définition a demandé une remise en cause des outils, et des pratiques.
Des formations ont été nécessaires pour une meilleure exploitation des enregistrements pour la diffusion WEB notamment.

Films
A titre indicatif, la réalisation d'un film, indépendamment de sa durée, demande une organisation rigoureuse : scénario, prises de vue, montage, consentement auprès des patients....

Reportages
Les reportages vidéos sont des prises directes lors des manifestations, évènements à l'Institut ou à l'extérieur. Ils ont concerné :
- Journée Culture à l'hôpital (en collaboration avec l'Espace Rencontre et Information et Script)
- Journée Ligue Nationale Contre le Cancer sur le sujet : « Droit du patient »
- Journée  de présentation des soins de support en Socio-Esthétique
- Journée mondiale contre le tabac

Evolution des  visioconférences vers la technologie Webconférence
Les réunions de concertation pluridisciplinaire de cancérologie entre les hôpitaux ou cliniques de Limoges, Montpellier, Toulouse, Bordeaux et de Périgueux se sont poursuivies en utilisant la visioconférence. Après étude, l'utilisation de la webconférence, qui repose sur une technologie collaborative via Internet, a été mise en fonction en début d'année 2009 et commence à se répandre.

Patrick Lapouge